Kodeks Etyczny w ramach obsługi Finance Law

Kodeks Etyczny to reguły oraz normy, których przestrzeganie daje wszystkim uczestnikom procesu zarządzania należnościami, w szczególności procesu windykacyjnego, poczucie bezpieczeństwa oraz właściwej realizacji usługi odzyskiwania należności.

W trosce o bezpieczeństwo i spokój naszych Klientów stworzyliśmy własny kanon dobrych praktyk.

CZĘŚĆ I

Definicje

§1

Używane określenia zawarte w niniejszym Kodeksie Etycznym oznaczają:

  1. Wielkopolska Grupa Prawnicza – podmiot profesjonalnie zajmujący się działalnością w zakresie zarządzania wierzytelnościami oraz odzyskiwania należności płatniczych, monitoringiem wierzytelności i innymi usługami towarzyszącymi lub pokrewnymi na rachunek własny lub w imieniu, i na rzecz swoich Klientów;
  2. Windykator – osoba fizyczna wykonująca czynności związane z zarządzaniem wierzytelnościami z upoważnienia Kancelarii;
  3. Czynności windykacyjne – zespół czynności faktycznych i prawnych, podejmowanych
    w celu zaspokojenia wymagalnych wierzytelności przez dłużników;
  4. Wierzytelność – uprawnienie przysługujące jednej stronie stosunku prawnego
    do domagania się od drugiej strony stosunku prawnego spełnienia określonego świadczenia;
  5. Dłużnik – osoba fizyczna lub prawna zobowiązana do spełnienia określonego świadczenia wobec innej osoby prawnej lub fizycznej;
  6. Dług – pieniężne lub rzeczowe zobowiązanie dłużnika do określonego świadczenia;
  7. Konsument – osoba fizyczna dokonująca czynności prawnej, niezwiązanej bezpośrednio
    z jej działalnością gospodarczą lub zawodową;
  8. Kontrahent/Klient – podmiot zlecający Kancelarii prawnej WGPR prowadzenie czynności związanych z zarządzaniem wierzytelnościami lub sprzedawca wierzytelności.

 

CZĘŚĆ II

Zasady dotyczące podejmowanych czynności

§2

Kancelaria Prawna WGPR zobowiązuje się prowadzić wszystkie działania związane z zarządzaniem wierzytelnościami oraz komunikować się z dłużnikami w sposób zapewniający ochronę interesów Klienta, a równocześnie do przestrzegania prawa, dobrych obyczajów oraz poszanowania słusznych praw dłużnika.

§3

W ramach czynności podejmowanych przez Kancelarię względem dłużnika możliwe są następujące powszechnie akceptowalne formy działania:

  1. Wysyłanie oraz prowadzenie korespondencji;
  2. Kontakt telefoniczny i elektroniczny;
  3. Wizyty osobiste upoważnionego pracownika.

§4

Korespondencja

  1. Wszelka korespondencja kierowana do dłużnika powinna być wysyłana bezpośrednio na jego adres zamieszkania, siedziby firmy lub inny adres, pod którymi dłużnik może być osiągalny, zawsze w zamkniętej kopercie. Treści znajdujące się na kopercie nie powinny naruszać dobrego imienia dłużnika, tj. zawierać adnotacji oraz znaków wskazujących, iż dana korespondencja dotyczy zobowiązań finansowych dłużnika względem wierzyciela. Zastrzeżenie to nie dotyczy oznaczenia oraz znaków graficznych identyfikujących Kancelarię.
  2. W stosunku do dłużnika możliwe jest również kierowanie korespondencji elektronicznej, przesyłanej na ustalony adres e – mail dłużnika, w tym adres podawany przez dłużnika do powszechnego kontaktu z jego osobą lub firmą.
  3. Pierwsze wezwanie do zapłaty skierowane do dłużnika powinno zawierać niezbędne dane oraz informacje dające możliwość dłużnikowi zidentyfikowania wierzytelności, co najmniej:
  • nazwę wierzyciela,
  • podstawę dochodzenia wierzytelności,
  • kwotę należności głównej,
  • informację w zakresie odsetek,
  • inne należności uboczne.

Wezwanie skierowane do dłużnika zawsze jednoznacznie wskazuje nazwę oraz dane Kancelarii.

Drugie i kolejne pisma kierowane do tego samego dłużnika zawierać powinny informacje dające możliwość zidentyfikowania tożsamości sprawy oraz etapu, na jakim dana sprawa się znajduje oraz informację zawierającą zaktualizowaną kwotę zobowiązania dłużnika.

W przypadku skierowania prowadzonego postępowania na drogę sądową, winna się pojawić stosowana informacja w kierowanym piśmie do dłużnika.

§5

Rozmowy telefoniczne

  1. Rozmowy telefoniczne z dłużnikami mogą być prowadzone w czasie, który według rozsądnej oceny nie są uciążliwe dla dłużnika, a więc w dni powszednie (tj. od poniedziałku do piątku)
    w godzinach między 6:00 a 22:00.
  2. W przypadku braku możliwości nawiązania kontaktu z dłużnikiem w czasie określonym
    w pkt 1 § 5 lub w przypadku jego wyraźnej prośby, rozmowy telefoniczne mogą być prowadzone w pozostałe dni tygodnia oraz w święta, w godzinach od 8:00 do 20:00.
  3. Należy każdorazowo uwzględnić, w miarę możliwości, prośby dłużnika o rozmowę
    lub proponowaną wizytę pracownika Kancelarii w innym czasie lub miejscu niż określone chyba, że okoliczności wskazują celowe działanie dłużnika, mające na celu uniemożliwienie nawiązania kontaktu.
  4. Częstotliwość prowadzonych rozmów telefonicznych prowadzonych z dłużnikiem nie powinna być dla niego uciążliwa i nie może nosić znamion szykany.
  5. Osoba podejmująca czynności każdorazowo rozpoczynając rozmowę telefoniczną z dłużnikiem jest zobowiązany:
  • przedstawić się z imienia i nazwiska,
  • wskazania kogo reprezentuje,
  • podjąć działania mające na celu identyfikację dłużnika,
  • wskazania wierzyciela oraz źródła zadłużenia.

Rozmowy telefoniczne z dłużnikiem należy prowadzić w sposób kulturalny oraz zapewniający dłużnikowi zachowanie tajemnicy, nie ujawniając informacji o zobowiązaniach oraz danych dłużnika osobom trzecim. Osoba podejmująca czynności podczas prowadzonej rozmowy dąży do wyjaśnienia jej celu oraz ustalenia i wyjaśnienia niejasności czy wątpliwości dłużnika.

Celem prowadzonej rozmowy z dłużnikiem jest dążenie do ustalenia sytuacji osobistej oraz stanu majątkowego dłużnika, a ponadto zebranie wszelkich informacji, niezbędnych do podjęcia decyzji o celowości i sposobie podejmowania dalszych czynności.

§6

Kontakt bezpośredni z dłużnikiem

  1. Kontakt bezpośredni z dłużnikiem, czyli czynności terenowe pracowników Kancelarii mogą zostać podjęte w miejscu i czasie, które według rozsądnej oceny nie są uciążliwe dla dłużnika, a więc w dni powszednie (tj. od poniedziałku do piątku) w godzinach między 7:00 a 21:00, w miejscu zamieszkania/przebywania/prowadzenia działalności gospodarczej przez dłużnika.
  2. W przypadku braku możliwości nawiązania kontaktu z dłużnikiem w miejscu i czasie określonym w pkt 1 § 6 lub w przypadku jego wyraźnej prośby, terenowe czynności mogą być prowadzone w pozostałe dni tygodnia oraz w święta w godzinach od 8:00 do 20:00.
  3. Czynności terenowe należy prowadzić w taki sposób, aby nie naruszać praw dłużnika do ochrony prywatności.
  4. Pracownik Kancelarii podejmując czynności terenowe jest zobowiązany:
  • przestrzegania postanowień § 5 ust. 5 niniejszego Kodeksu Etycznego;
  • identyfikacji dłużnika.

Pracownik Kancelarii nie może bez wyraźnej zgody dłużnika kontaktować się z osobami trzecimi i ujawniać informacji w sprawach związanych z dochodzoną należnością. Zgoda ta powinna zostać wyrażona na piśmie lub ustnie w obecności pracownika Kancelarii.

Pracownik Kancelarii podczas wykonywania czynności windykacyjnych jest zobowiązany
do zachowania pełnej ochrony prywatności dłużnika, a prowadzone rozmowy winny być prowadzone w sposób kulturalny i uprzejmy.

Pracownicy podejmujący czynności powinni być ubrani schludnie, tak aby nie wywoływać negatywnych skojarzeń.

Celem kontaktu bezpośredniego z dłużnikiem jest dążenie do ustalenia sytuacji osobistej oraz stanu majątkowego dłużnika, a ponadto zebranie wszelkich informacji, niezbędnych do podjęcia dalszych, właściwych czynności zmierzających do odzyskania wierzytelności Klienta.

Pracownik Kancelarii podczas spotkania z dłużnikiem ma obowiązek udzielenia wszystkich niezbędnych informacji i dążyć do wyjaśnienia spornych kwestii, jednocześnie mając na uwadze, iż udzielane informacje nie mogą wprowadzać dłużnika w błąd, a jedynie służyć wyjaśnieniu sprawy i polubownemu uregulowaniu zobowiązania.

Wszelkie płatności tytułem zaspokojenia wierzytelności Klienta odbywają się bezgotówkowo na rachunek bankowy podany przez Klienta Kancelarii.

 

CZĘŚĆ III

Reklamacje

§7

Kancelaria zobowiązana jest do udzielania rzetelnych informacji dłużnikowi o przysługującym mu uprawnieniu wniesienia reklamacji na podjęte czynności w stosunku do dłużnika. Każda reklamacja wniesiona przez dłużnika musi zostać rozpatrzona, chyba że w obiektywny sposób można stwierdzić, iż działanie dłużnika  ma na celu spowolnienie toczącego się postępowania windykacyjnego.

§8

W przypadku wniesienia przez dłużnika reklamacji, Kancelaria podejmuje działania wyjaśniające wszelkie zarzuty podniesione przez dłużnika, uwzględniając przebieg dotychczasowego postępowania windykacyjnego oraz zasady opisane w niniejszym Kodeksie Etycznym.

§9

Kancelaria zobowiązuje się do możliwie najszybszego rozpatrzenia reklamacji wniesionej przez dłużnika, jednak nie później niż w terminie 21 dni od daty wpływu wniosku do siedziby Kancelarii. W szczególnie uzasadnionych przypadkach proces reklamacji może zostać wydłużony do 60 dni od daty wpływu wniosku. W przypadku wydłużenia procesu reklamacyjnego, dłużnik zostanie zawiadomiony w formie pisemnej o nowym terminie jej rozpatrzenia.

§10

Rozpatrzona reklamacja powinno zawierać uzasadnienie obranego rozstrzygnięcia. W przypadku rozstrzygnięcia reklamacji na korzyść dłużnika winno ono skutkować usunięciem nieprawidłowości i uchybień podniesionych we wniosku, a w uzasadnionych przypadkach działania windykacyjne powinny zostać ograniczone bądź zaniechane zgodnie z wynikiem postępowania reklamacyjnego.

 

CZĘŚĆ IV

Ochrona danych osobowych

§11

Kancelaria zapewnienia pełną ochronę prawną i techniczną danych osobowych dłużnika oraz wszelkich informacji uzyskanych w toku negocjowania, zawierania i wykonywania umów. Dane osobowe jakie ma w swoim posiadaniu Kancelaria mogą zostać wykorzystywane tylko i wyłącznie do realizacji celów, dla jakich zostały zgromadzone.

§12

W celu zapewnienia ochrony danych osobowych, Kancelaria zobowiązana jest do przestrzegana i stosowania  w tym zakresie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

 

CZĘŚĆ V

Wykaz praktyk niedozwolonych

§13

Kancelaria zobowiązuje się do stosowania podczas wykonywania czynności windykacyjnych wyłącznie praktyk zgodnych z prawem oraz normami etycznymi.

Stosowanie poniżej wymienionych praktyk jest przyjęte jako niedozwolone:

  1. Stosowanie gróźb karalnych, siły, zastraszania lub innych czynności naruszających godność osobistą.
  2. Stosowanie nieprzyzwoitego języka, wulgaryzmów lub określeń, które naruszają godność osobistą.
  3. Wykorzystywanie lub ujawnianie informacji dotyczących zadłużenia i toczącej się sprawie osobom nieuprawnionym, narażając tym samym na utratę dobrego imienia dłużnika
    lub kontrahenta.
  4. Wprowadzanie w błąd dłużnika, poprzez wykorzystywanie dokumentów, pism czy ubioru, mogących sugerować, że dane czynności są wykonywane przez sąd czy inne urzędy państwowe.
  5. Podawanie nieprawdziwych informacji na temat Klienta, dla jakiego pracuje osoba podejmująca czynności oraz podawanie nieprawdziwych informacji w zakresie uprawnień zawodowych.
  6. Przyjmowanie przez osobę podejmującą czynności środków pieniężnych.
  7. Sugerowanie, że dłużnik w związku z zadłużeniem jest przestępcą, jemu samemu bądź osobom trzecim.
  8. Wszelkie inne działania niezgodne z obowiązującym prawem oraz zasadami etyki windykacyjnej.