Napisz do nas!

Mediacja z urzędnikiem – co powinieneś wiedzieć?

Zgodnie z założeniami ustawodawcy, od 1 czerwca 2017 r. ma wejść w życie nowelizacja przepisów o zmianie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw. Obejmie ona m.in. ogólne zasady postępowania administracyjnego, wprowadzenie instytucji milczącego załatwienia sprawy, i wprowadzi mediację do postępowania przed organem administracyjnym.

Zakładanym celem nowelizacji jest w szczególności skrócenie czasu trwania i usprawnienie postępowania administracyjnego. Ponadto, zmniejszenie rozstrzygnięć kasatoryjnych oraz pogłębienie zasady zaufania obywateli do władzy publicznej. Między innymi poprzez zasadę rozstrzygania wątpliwości faktycznych na korzyść strony oraz wykorzystanie przez organy administracji publicznej metod polubownego rozwiązywania kwestii spornych. W tym mediacji. Celem podjęcia mediacji ma być wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych oraz prawnych sprawy, a także dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, w tym poprzez wydanie decyzji lub zawarcie ugody.

Postępowanie mediacyjne przed organem administracji publicznej

Ustawodawca we wprowadzonym nowym rozdziale 5a kodeksu postępowania administracyjnego, postanowił zastosować nową instytucję do postępowania administracyjnego – czyli mediację. Co prawda obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość przeprowadzenia postępowania mediacyjnego przed sądami administracyjnymi, ale omawiana nowelizacja ma na celu wskazanie także podstawy prawnej do skorzystania z dobrodziejstw mediacji już na etapie postępowania administracyjnego, tak aby zmniejszyć ilość spraw kierowanych na dalszy etap sądowo-administracyjny.

Mediator.

Mediatorem w tym przypadku nie będzie pracownik organu administracji publicznej przed którym toczy się postępowanie w sprawie, ale osoba trzecia, w szczególności mediator wpisany na listę stałych mediatorów przy prezesie sądu okręgowego. W związku z podstawową zasadą mediacji jaką jest poufność, mediator, który uczestniczy w mediacji i inne osoby, które biorą w niej udział, są obowiązane do zachowania w tajemnicy wszelkich faktów, o których dowiedzieli się w związku z prowadzoną mediacją. Ponadto warto podkreślić, że propozycje ugodowe, ujawnione fakty lub oświadczenia złożone w toku mediacji nie będą mogły być wykorzystywane po jej zakończeniu.

Z przeprowadzonej mediacji mediator sporządza protokół i przedkłada go organowi administracji publicznej  w celu włączenia go do akt sprawy, a także doręcza odpis tego protokołu uczestnikom mediacji. Jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa, organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z tymi ustaleniami, zawartymi w protokole z przebiegu mediacji.

W jakiej sytuacji warto mediować z organem administracji publicznej?

Obecnie mediacja w postępowaniu przed organem administracji publicznej jest możliwa w sprawach na styku prawa cywilnego i administracyjnego. Projektowane zmiany wydają się mieć praktyczne uzasadnienie także w przypadku innych rodzajów konfliktów. Takich, w których organ administracji publicznej będzie stroną mediacji. W sprawach, w których:

  1. występuje realizacja kompetencji w warunkach uznania administracyjnego,
  2. jest wiele stron,
  3. w sprawach, w których może być zawarta ugoda,
  4. organ ma zamiar wydać decyzję na niekorzyść adresata i może się spodziewać odwołania,
  5. wniesiony został środek odwoławczy od orzeczenia wydanego w pierwszej instancji.

 Nowe obowiązki organów administracji publicznej w zakresie rozpatrywania spraw

Ustawodawca w odpowiedzi na zalecenie nr R(2001)9 Komitetu Ministrów Rady Europy z dnia 5 września 2001 r. w sprawie alternatyw wobec sądowego rozstrzygania sporów między władzami administracyjnymi, a osobami prywatnymi, zaproponował w projekcie nowelizacji, aby mediacja w postępowaniu administracyjnym była przeprowadzona w każdym przypadku, o ile charakter sprawy na to pozwala (art. 96a § 1 projektu).

Co więcej projekt zakłada, że organ administracji na podstawie art. 13 § 1 i 2 kpa będzie zobowiązany do:
  1. dążenia do polubownego rozwiązywania wszystkich kwestii spornych w toku postępowania,
  2. ustalania w ten sposób praw i obowiązków stron,
  3. podejmowania wszystkich uzasadnionych na danym etapie postępowania czynności umożliwiających przeprowadzenie mediacji lub zawarcie ugody,
  4. udzielania wyjaśnień o możliwościach i korzyściach polubownego załatwienia sprawy.

Innymi słowy, zasada określona w proponowanym art. 13 k.p.a. realizowana będzie jako metoda działania organu bądź sposób wypracowania rozstrzygnięcia sprawy. Stanie się tak poprzez zawarcie i zatwierdzenie ugody administracyjnej albo wydanie decyzji administracyjnej.

Wedle intencji ustawodawcy, podjęcie mediacji jeszcze na etapie postępowania administracyjnego może stanowić w skomplikowanych sprawach istotny element postępowania wyjaśniającego. Także może mieć charakter prewencyjny. Dzięki temu organ administracji uniknie skierowania sprawy do sądu administracyjnego poprzez wyjaśnienie przesłanek i podstawy prawnej rozstrzygnięcia. Organowi administracji publicznej, który skieruje sprawę do mediacji pozwoli na odroczenie rozpatrzenie sprawy na okres do dwóch miesięcy. Okres ten, na zgodny wniosek stron może być przedłużony o maksymalnie dodatkowy miesiąc.

Koszty mediacji

Równie istotną z praktycznego punktu widzenia stron, które są w sporze z organem administracji publicznej, są koszty związane ze sprawą. Koszty postępowania mediacyjnego zgodnie z planowanym art. 96 l § 2 kpa będą ponoszone przez organ administracji publicznej lub obie strony postępowania w częściach równych. Chyba że postanowią inaczej. W pierwszym przypadku koszty mediacji będą zatem stanowić jeden z elementów kosztów postępowania administracyjnego (art. 263 § 1 k.p.a.). W tej sytuacji organ powinien pokryć wynagrodzenie i wydatki mediatora. Chyba że mediator wyrazi zgodę na prowadzenie mediacji bez wynagrodzenia.

Postępowanie mediacyjne przed sądami administracyjnymi.

Projekt zakłada zmianę modelu postępowania mediacyjnego w toku postępowania przed sądami administracyjnymi. Ma ona polegać na wprowadzeniu klasycznego modelu mediacji. Takiego, w którym mediator nie jest sędzią ani referendarzem sądowym, a bezstronną, niezaangażowaną w spór osobą trzecią.

Praktyka pokaże, jak organ administracji publicznej odnajdzie się w rzeczywistości nakreślonej w nowelizacji kpa. Jeżeli mediacja nie będzie wpływać na decyzyjność i uznaniowość organu, są szanse, że urzędnicy przestaną obawiać się stosowania polubownych rozwiązań.  Uważam, że dla osiągnięcia celów nowelizacji przedmiotem postępowania mediacyjnego powinna być każda sprawa administracyjna. Taka, w której występuje konflikt, także personalny. Należy jednocześnie zapewnić urzędnikowi decyzyjność, w obrębie której może wypracować najlepsze możliwe rozwiązanie konfliktu.

Czy mimo starań ustawodawcy społeczeństwo okaże się gotowe i będą potrafć korzystać z możliwości polubownego zakończenia sporu w administracji? Czas pokaże już w czerwcu, gdy nowelizacja wejdzie w życie. 

Zespół Wielkopolskiej Grupy Prawniczej

Sprawdź inne artykuły na blogu financelaw.pl i zapoznaj się z naszą ofertą